СЛУЖБОВІ ЗАПИСКИ

Службові записки бувають двох видів: доповідні та пояснювальні.
Доповідна записка – це документ на ім’я керівника установи, у якому повідомляється про певний факт. Подію, подається звіт про виконання службового доручення чи взятих на себе зобов’язань. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; для зручності поділяється на частини. У кінці подаються  висновки та пропозиції.  
Пояснювальна записка укладається на вимогу керівника, керівної організації або ж із власної ініціативи й має реквізити, аналогічні доповідним запискам. Пояснювальна записка може бути:
1. Службовою складовою частиною чи додатком, доповненням іншого 
документа (плану, проекту, пропозиції, звіту й т. ін.). У ній укладач або
організація обґрунтовує мету, актуальність, новизну й перелік дії
основного документа, викладає структуру, зміст, функціональне
призначення і термін його дії з поясненням можливих наслідків.
2. Документом особистого характеру, у якому аргументовано й доказово 
пояснюються певні дії укладача або його підлеглих чи причини якихось 
подій, фактів, провин та ін.
Реквізити:
1.    Адресат – посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій подається записка у Д. відмінку.
2.    Адресант – посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, у Р. відмінку.
3.    Назва документа.
4.    Текст – може поділятися на такі частини:
а) загальну – лаконічний і точний виклад суті події, інформації, пропозиції;
б) описову – аргументоване пояснення причини, факту, вчинку, події; з’ясування певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо);
в) висновкову – конкретні пропозиції щодо оптимальних способів вирішення, подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів.
5.    Дата укладання.
6.    Підпис укладача.

Зразок 1

Деканові фізичного
факультету ХПІ
проф. Литвинову Я.В.
студента гр. ГУ-14
Бойка Ігоря Павловича

Пояснювальна записка

Із 05. 03 до 18. 03. 2006 р. я не відвідував заняття в інституті, оскільки допомагав усунути наслідки стихійного лиха, що сталося за місцем проживан-ня батьків (м. Тересва Закарпатської обл.).

20. 03. 06                                                       особистий підпис Бойка І.П.