ВИМОГИ ДО МОВИ ДІЛОВИХ ПАПЕРІВ
Під час укладання тексту документа слід дотримуватися таких правил: 1. Правильно й у певній послідовності розміщувати реквізити документа. 2. Текст викладати від третьої особи: комісія ухвалила…, ректорат клопочеться…. Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, службові записки, накази… 3. Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій. 4. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв’язку з, згідно з метою, в порядку. 5. Уживати синтаксичні конструкції типу: доводимо до Вашого відома, що; нагадуємо Вам, що; підтверджуємо з вдячністю; у порядку надання матеріальної допомоги; у порядку обміну досвідом; у зв’язку з вказівкою; відповідно до попередньої домовленості; відповідно до Вашого прохання. 6. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи..., Беручи до уваги…, Розглянувши…, Вважаючи…. 7. Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів. 8. Уживати прямий порядок слів у реченнях: підмет - перед присудком; означення - перед означуваним словом; додатки - після керуючого слова; вставні слова – на початку речення. 9. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, слід замінити активну форму дієслова на пасивну: вами ще не дана відповідь…. Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то слід вживати активну форму: комісія підтверджує…,університет не гарантує…. 10. Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію…, затвердити пропозицію…. 11. У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: наказую, пропоную. 12. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у справочинстві, за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук. 13. Надавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний, високошановний, вельмишановний….
|