ВИМОГИ ДО МОВИ ДІЛОВИХ ПАПЕРІВ

Під час укладання тексту документа слід дотримуватися таких правил:
1.    Правильно й у певній послідовності розміщувати реквізити документа.
2.    Текст викладати від третьої особи: комісія ухвалила…, ректорат клопочеться…. Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, службові записки, накази…
3.    Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.
4.    Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв’язку з, згідно з метою, в порядку.
5.    Уживати синтаксичні конструкції типу: доводимо до Вашого відома, що; нагадуємо Вам, що; підтверджуємо з вдячністю; у порядку надання матеріальної допомоги; у порядку обміну досвідом; у зв’язку з вказівкою; відповідно до попередньої домовленості; відповідно до Вашого прохання.
6.    Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи..., Беручи до уваги…, Розглянувши…, Вважаючи….
7.    Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.
8.    Уживати прямий порядок слів у реченнях: підмет - перед присудком; означення - перед означуваним словом; додатки - після керуючого слова; вставні слова – на початку речення.
9.    Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, слід замінити активну форму дієслова на пасивну: вами ще не дана відповідь…. Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то слід вживати активну форму: комісія підтверджує…,університет не гарантує….
10.    Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію…, затвердити пропозицію….
11.    У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: наказую, пропоную.
12.    Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у справочинстві, за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.
13.    Надавати перевагу простим реченням. Використовувати  форми ввічливості за допомогою слів: шановний, високошановний, вельмишановний….