КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

Основною класифікаційною ознакою конкретного документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до особи, структури, предмета або до напрямку діяльності укладача. Відповідно до цього і згідно з унормованими вимогами за ознаками класифікації та групами вирізняють такі види документів:
– за найменуванням: заяви, інструкції, листи, телефонограми та ін.;
– за походженням: службові та приватні;
– за місцем укладання: внутрішні та зовнішні;
– за напрямом: вхідні та вихідні;
– за формою: стандартні (типові), нестандартні, індивідуальні;
– за призначенням: статутні, розпорядчі, виконавчі та інформаційні.
Статутні – з коротким викладом змісту статуту організації чи установи. Розпорядчі – подають інформацію про організацію роботи установи, закладу чи підприємства. Виконавчі – містять план або напрям виконання певного обсягу робіт. Інформаційні – фіксують конкретну інформацію, необхідну для діяльності організації;
– за терміном виконання: звичайні безстрокові, термінові, дуже  
термінові;
– за ступенем гласності: звичайні, секретні, цілком секретні;
– за стадіями створення: оригінали, дублікати, копії;
– за терміном зберігання: тимчасового (10 років), тривалого (понад 10 
років), постійного зберігання.
Головний елемент документа – текст. Крім параграфів та пунктів у тексті, виділяються абзаци. Поділ тексту на абзаци має велике практичне значення. Це допомагає осмислити прочитане і підготуватися до сприйняття іншої підтеми. Нормативним можна вважати абзац із трьох чи п’яти речень.
Текст документа повинен бути чітким, коротким і не допускати різних тлумачень. Він поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.