Для поиска темы - пользуйтесь СИСТЕМОЙ ПОИСКА


Стоимость дипломной работы


Home Для студента... Организация и проведение деловых переговоров

Организация и проведение деловых переговоров
загрузка...
Рейтинг пользователей: / 0
ХудшийЛучший 

Организация и проведение деловых переговоров

Непосредственно организация переговоров должна начинаться с
определения цели и формирования группы переговоров. Члены группы во главе с первым лицом (руководителем) определяют место, дату и время встречи делегации, разрабатывают программу пребывания делегации фирмы-партнера, уточняют распорядок дня каждой встречи делегации, согласовывают все вопросы с компетентными заинтересованными организациями.
Если инициатором деловых переговоров выступает партнер, тогда все вопросы непосредственной организации и проведения переговоров, с согласия руководства вашей фирмы, обсуждаются, уточняются и решаются с представителями группы переговоров фирмы- партнера.
Определяя состав и формируя рабочую группу деловых переговоров для изучения и рассмотрения фирмой служба связей с общественностью предоставляет все необходимые характеристики кандидатур в эту группу, и лишь руководство принимает окончательное решение о составе группы и переговорах с партнером (или его представителями), в которую будут вступать члены рабочей группы переговоров. Очень важным является выбор рабочей группы переговоров, поэтому ее численность должна быть небольшой (5 – 7 человек), а каждый член группы должен иметь высшее специальное образование и быть способным принимать решения  самостоятельно, без санкции руководства.
Все члены рабочей группы переговоров проходят инструктаж у специалистов службы связей с общественностью, и лишь после этого проверяется их готовность к переговорам в присутствии руководства фирмы.
Для решения конкретных вопросов организации, проведения и документирования переговоров создается специальная протокольная служба, целью которой является подготовка программы нахождения делегации фирмы- партнера в вашем городе или в специально арендованном помещении, например в пансионате на берегу Черного моря . В обязанности протокольной службы входят:
- бронирование мест для членов делегации фирмы-партнера в гостинице;
- организация встреч членов делегации на вокзалах, в аэропортах;
- обеспечение транспортом;
- подготовка помещения для переговоров;
- обеспечение средствами связи и массовой информации;
- составление плана визитов членов делегации, экскурсии и т. д.
Функции протокольной службы деловых переговоров заключаются в следующем:
- подготовка программы пребывания делегации фирмы-партнера на переговорах;
- подготовка помещения для переговоров;
- оформление и рассылка приглашений на переговоры;
- встреча членов делегации фирмы-партнера в аэропорту, на вокзале;
- бронирование мест в гостинице для делегации фирмы-партнера;
- обеспечение членов групп деловых переговоров средствами связи;
- обеспечение участников переговоров транспортом, питанием, организация культурного отдыха;
- организация отъезда членов делегации фирмы-партнера.
Программу приема партнеров протокольная служба представляет руководству для ознакомления и проверки, потом согласовывает все основные моменты с представителями фирмы-партнера, и лишь после этого руководство утверждает эту программу.
Служба связей с общественностью совместно с протокольной службой особое внимание уделяют подготовке помещения для проведения переговоров. Так, комната для проведения переговоров должна быть не проходной. Теплой, хорошо освещенной, проветриваемой, с современной мебелью и продуманным интерьером. Телефон, факс, телетайп и другие средства связи устанавливаются не в комнате для переговоров, а в специальном помещении. Кресла размещают так, чтобы каждый участник переговоров вашей фирмы находился напротив заинтересованного участника делегации фирмы-партнера. На каждом месте за столом переговоров желательно поставить табличку с именем человека его званием или должностью. На стол необходимо положить бумагу, ручки, карандаши, поставить бутылки с минеральной и сладкой водой, а также стаканы. На входе двери можно повесить табличку: «Идут переговоры. Вход запрещен».
В любых ситуациях во время проведения деловых переговоров следует придерживаться основного принципа – равноправия сторон. С первых минут встречи устанавливается такой порядок:
- руководители групп здороваются, обмениваются визитными карточками, потом каждый из них знакомит партнера со своими сотрудниками – членами делегации;
- оглашается и согласовывается план деловой встречи;
- определяется время для рассмотрения отдельных вопросов и называются участники переговоров:
- стороны раскрывают свое видение проблемы и предлагают меры и методы сотрудничества по ее решению.
Начинать каждую встречу или заседание делегаций в установленное время и сразу переходить к делу необходимо независимо от того, все ли члены делегации присутствуют. Опоздание той или иной делегации может негативно отразиться на эффективности переговоров.
Графики работы делегации на переговорах должны быть сжатыми. Любую проблему активно и эффективно можно обговаривать без перерыва на протяжении полутора часов. Потом необходимо сделать перерыв на 15-20 минут. После этого продолжить переговоры.
В процессе переговоров необходимо придерживаться проверенных практикой международных норм этики. А именно:
- прислушиваться к желанию партнеров, слушать и слышать сказанное, предложенное, адекватно воспринимать встречную информацию, быть толерантными в любых условиях;
- уважительно относиться к мнению и предложениям каждого из участников переговоров:
- сохранять за деловыми партнерами право на обдумывание предложений другой стороны и излагать в конкретной форме свое суждение по поводу любого вопроса, который рассматривается;
- подводить итоги каждого этапа переговоров.
После завершения переговоров работники протокольного отдела или члены рабочей группы хозяев должны поблагодарить делегацию фирмы-партнера, провести ее к выходу из помещения, отправить необходимым транспортом в гостиницу, на вокзал или в аэропорт. Все это должно быть организовано и выполнено на высоком уровне в соответствии с общепринятым этикетом, так как от этого во многом зависит имидж фирмы.
После завершения переговоров служба связей с общественностью по поручению руководства осуществляет всесторонний анализ процесса подготовки и проведения переговоров, готовит обоснованные выводы о позитивных и негативных моментах всех этапов переговоров, оценивает работу коммуникативных каналов и средств массовой информации, готовит материалы про ход и результаты деловых переговоров для прессы, радио и телевидения.
Таким образом, практически весь процесс подготовки и проведения  деловых переговоров осуществляется службой связей с общественностью во главе с первым лицом фирмы.


 
загрузка...

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить