Сущность деловых переговоров. Их подготовка, место и роль в экономической деятельности

Деловые переговоры –это организационная форма установления и
юридической фиксации производственно-экономических , коммерческих связей с заинтересованными в совместной деятельности экономически свободными, самоорганизованными, субъектами экономической деятельности.
Процесс организации переговоров должен начинаться с четкого определения   руководством фирмы – инициатора переговоров и их службой связей с общественностью сущности и актуальности проблемы, решение которой обусловливает необходимость поиска новых партнеров и взаимодействий с ними.
Решение о полномасштабном процессе деловых переговоров принимается лишь после того, когда хорошо осознана (осмыслена) актуальность проблемы, когда возникла объективна обоснованная необходимость и целесообразность поиска новых партнеров. В случае если возникает неуверенность в актуальности проблемы и необходимости поиска для ее решения, за консультацией целесообразно обратиться к высококвалифицированным специалистам по данной проблеме или к консалтинговым фирмам. И лишь после того, как руководство и служба связей с общественностью фирмы – инициатора деловых переговоров обоснованно и убедительно убедят в необходимости деловых переговоров, следует начинать их проведение.
Процесс подготовки деловых переговоров начинается с поиска партнеров. На этом этапе необходимо объективно ответить на три вопроса:
1.    Какой партнер действительно необходим для решения имеющейся проблемы?
2.    Что является главным критерием в определении партнера или партнеров?
3.    Что можно предложить партнеру, чем его заинтересовать и что от него необходимо получить?
Деловые переговоры – это реализация делового сотрудничества партнеров. Они решают две основных задачи:
- определение, анализ, оценка и организация взаимодействия коммерческих интересов;
- изменение отношений с целью получения выгоды для сторон, которые взаимодействуют, т.е. осуществление самоуправления коммерческой деятельностью деловых партнеров как единой самоорганизованной системой.
В процессе решения первой задачи реализуется три функции :
- передача и прием экономической торгово-коммерческой  информации;
- корректировка поведением партнеров;
- стимулирование личных эмоциональных контактов;
Решение второй задачи обеспечивается реализацией четырех функций:
- организация совместной деятельности партнеров;
- обмен торгово-экономической информацией:
- углубленное изучение партнеров:
- развитие межличностных и межгрупповых отношений.
Участники деловых переговоров должны знать правила поведения на переговорах и придерживаться их в различных ситуациях, что обеспечивает рациональность и эффективность переговоров, преодоление трудностей на пути к взаимовыгодным договоренностям.
Все это можно реализовать лишь при условии, что участники переговоров всесторонне подготовлены и на каждом этапе решены все необходимые задачи.
На первом этапе необходимо определить круг возможных партнеров. Для этого целесообразно изучить национальные и региональные торговые издания, товарные каталоги, справочники отраслевых выставок и ярмарок, а также собрать необходимую информацию от посредников, аналитиков, консалтинговых фирм, возможных конкурентов.
На втором этапе, когда партнер уже выбран, необходимо дать всестороннюю оценку его потенциальным возможностям и конкурентноспособности. При этом следует учитывать, что чем лучше
будет изучен партнер, тем эффективнее пройдут переговоры с ним.
Зарубежные фирмы  расходуют много средств на получение исчерпывающей информации, что касается будущих партнеров, чтобы создать основу для компетентных переговоров.
Очень важно получить информацию о характере и особенностях поведения партнеров на переговорах, о их методах получения и принятия решений, о использовании ими научных и законодательных источниках на переговорах и в практической деятельности. Все это обеспечивает эффективное прогнозирование возможных ситуаций, которые возникают в процессе переговоров, дает возможность выбрать и подготовить адекватную форму проведения диалога и достичь консенсуса или компромисса.
Особое внимание необходимо уделять сбору информации о потребностях и интересах возможных партнеров, их способности и возможности, помня, что они также будут изучать ваши соответствующие характеристики, поэтому проявляйте постоянное внимание собственному имиджу. На этой стадии подготовки деловых переговоров целесообразно получить информацию о первых лицах фирмы-партнера и о тех специалистах, которые непосредственно будут влиять на принятие решений. Необходимо знать их имена и основные характеристики.
Очень важно изучить кредитоспособность фирмы, объем предлагаемых ею товаров и услуг, особенности производственного процесса, порядок принятия решений системного управления, планы развития, потребность в технических консультациях, планы капиталовложений и другие характеристики.
Третий этап подготовки предусматривает определение конкретных желаемых партнеров и поиск контактов с ними. Это лучше всего делать через авторитетных посредников, которые пользуются доверием у ваших будущих партнеров.
После окончания вышеуказанной подготовки можно начинать деловые переговоры, при этом следует иметь в виду, что деловое сотрудничество начинается не с момента встречи представителей или делегаций партнеров, а со стадии подготовки к ним.
Деловые переговоры требуют всеобщей подготовки сторон, что значительно повышает роль службы связей с общественностью, менеджмента, которые занимаются поиском новых деловых партнеров.
Основная роль деловых переговоров в экономической деятельности заключается прежде всего в правильном выборе необходимых партнеров и организации взаимодействия с ними. Без этого в рыночных условиях практически невозможно эффективное функционирование производственных, торговых, транспортных предприятий и фирм, которые предоставляют определенные услуги.