Сущность деловых переговоров. Их подготовка, место и роль в экономической деятельности
Деловые переговоры –это организационная форма установления и юридической фиксации производственно-экономических , коммерческих связей с заинтересованными в совместной деятельности экономически свободными, самоорганизованными, субъектами экономической деятельности. Процесс организации переговоров должен начинаться с четкого определения руководством фирмы – инициатора переговоров и их службой связей с общественностью сущности и актуальности проблемы, решение которой обусловливает необходимость поиска новых партнеров и взаимодействий с ними. Решение о полномасштабном процессе деловых переговоров принимается лишь после того, когда хорошо осознана (осмыслена) актуальность проблемы, когда возникла объективна обоснованная необходимость и целесообразность поиска новых партнеров. В случае если возникает неуверенность в актуальности проблемы и необходимости поиска для ее решения, за консультацией целесообразно обратиться к высококвалифицированным специалистам по данной проблеме или к консалтинговым фирмам. И лишь после того, как руководство и служба связей с общественностью фирмы – инициатора деловых переговоров обоснованно и убедительно убедят в необходимости деловых переговоров, следует начинать их проведение. Процесс подготовки деловых переговоров начинается с поиска партнеров. На этом этапе необходимо объективно ответить на три вопроса: 1. Какой партнер действительно необходим для решения имеющейся проблемы? 2. Что является главным критерием в определении партнера или партнеров? 3. Что можно предложить партнеру, чем его заинтересовать и что от него необходимо получить? Деловые переговоры – это реализация делового сотрудничества партнеров. Они решают две основных задачи: - определение, анализ, оценка и организация взаимодействия коммерческих интересов; - изменение отношений с целью получения выгоды для сторон, которые взаимодействуют, т.е. осуществление самоуправления коммерческой деятельностью деловых партнеров как единой самоорганизованной системой. В процессе решения первой задачи реализуется три функции : - передача и прием экономической торгово-коммерческой информации; - корректировка поведением партнеров; - стимулирование личных эмоциональных контактов; Решение второй задачи обеспечивается реализацией четырех функций: - организация совместной деятельности партнеров; - обмен торгово-экономической информацией: - углубленное изучение партнеров: - развитие межличностных и межгрупповых отношений. Участники деловых переговоров должны знать правила поведения на переговорах и придерживаться их в различных ситуациях, что обеспечивает рациональность и эффективность переговоров, преодоление трудностей на пути к взаимовыгодным договоренностям. Все это можно реализовать лишь при условии, что участники переговоров всесторонне подготовлены и на каждом этапе решены все необходимые задачи. На первом этапе необходимо определить круг возможных партнеров. Для этого целесообразно изучить национальные и региональные торговые издания, товарные каталоги, справочники отраслевых выставок и ярмарок, а также собрать необходимую информацию от посредников, аналитиков, консалтинговых фирм, возможных конкурентов. На втором этапе, когда партнер уже выбран, необходимо дать всестороннюю оценку его потенциальным возможностям и конкурентноспособности. При этом следует учитывать, что чем лучше будет изучен партнер, тем эффективнее пройдут переговоры с ним. Зарубежные фирмы расходуют много средств на получение исчерпывающей информации, что касается будущих партнеров, чтобы создать основу для компетентных переговоров. Очень важно получить информацию о характере и особенностях поведения партнеров на переговорах, о их методах получения и принятия решений, о использовании ими научных и законодательных источниках на переговорах и в практической деятельности. Все это обеспечивает эффективное прогнозирование возможных ситуаций, которые возникают в процессе переговоров, дает возможность выбрать и подготовить адекватную форму проведения диалога и достичь консенсуса или компромисса. Особое внимание необходимо уделять сбору информации о потребностях и интересах возможных партнеров, их способности и возможности, помня, что они также будут изучать ваши соответствующие характеристики, поэтому проявляйте постоянное внимание собственному имиджу. На этой стадии подготовки деловых переговоров целесообразно получить информацию о первых лицах фирмы-партнера и о тех специалистах, которые непосредственно будут влиять на принятие решений. Необходимо знать их имена и основные характеристики. Очень важно изучить кредитоспособность фирмы, объем предлагаемых ею товаров и услуг, особенности производственного процесса, порядок принятия решений системного управления, планы развития, потребность в технических консультациях, планы капиталовложений и другие характеристики. Третий этап подготовки предусматривает определение конкретных желаемых партнеров и поиск контактов с ними. Это лучше всего делать через авторитетных посредников, которые пользуются доверием у ваших будущих партнеров. После окончания вышеуказанной подготовки можно начинать деловые переговоры, при этом следует иметь в виду, что деловое сотрудничество начинается не с момента встречи представителей или делегаций партнеров, а со стадии подготовки к ним. Деловые переговоры требуют всеобщей подготовки сторон, что значительно повышает роль службы связей с общественностью, менеджмента, которые занимаются поиском новых деловых партнеров. Основная роль деловых переговоров в экономической деятельности заключается прежде всего в правильном выборе необходимых партнеров и организации взаимодействия с ними. Без этого в рыночных условиях практически невозможно эффективное функционирование производственных, торговых, транспортных предприятий и фирм, которые предоставляют определенные услуги.
|