Документальне оформлення наявності та руху основних засобів

Наказом Міністерства статистики України №352 від 29.12.1995р. «Про затвердження типових форм первинного обліку» затверджено і введено в дію з 1.01.1996 р. типові форми первинної облікової документації з обліку наявності на підприємстві і руху основних засобів:
03-1 «Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів»;
03-2 «Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів»;
03-3 «Акт списання основних засобів»;
03-4 «Акт на списання автотранспортних засобів»;
03-5 «Акт N про установку, пуск та демонтаж будівельної машини»;
03-6 «Інвентарна картка обліку основних засобів»;
03-7 «Опис інвентарних карток по обліку основних засобів»;
03-8 «Картка обліку руху основних засобів»;
03-9 «Інвентарний список основних засобів».
Для оформлення зарахування до складу основних засобів окремих об'єктів, для обліку введення їх в експлуатацію застосовується «Акт приймання передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів» (форма № 03-1).
При оформленні приймання основних засобів акт складається в одному примірнику на кожний окремий об'єкт приймальною комісією, призначеною розпорядженням (наказом) керівника малого підприємства. Акт після оформлення з прикладеною технічною документацією, що належить даному об'єкту, передається до бухгалтерії підприємства, підписується головним бухгалтером та затверджується керівником підприємства
Для обліку всіх видів основних засобів, що надійшли в експлуатацію, у бухгалтерії застосовується «Інвентарна картка обліку основних засобів» (форма № 03-6). Форма заповнюється в одному примірнику на основі «Акта приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів» (форма № 03-1), технічної та іншої документації.
В розділі «Коротка індивідуальна характеристика об'єкта» записуються тільки основні якісні та кількісні показники об'єкта, а також найважливіші прибудови, пристосування та приналежності, що належать йому, обмежуючись двома-трьома найбільш важливими для даного об'єкта якісними показниками, виключаючи дублювання даних, що є на підприємстві (організації), технічної документації на даний об'єкт.
Надання об'єкту основних засобів інвентарного номера здійснюється, як правило, спираючись на номер бухгалтерського рахунка і субрахунка, на якому обліковується об'єкт. Інвентарний номер включає перші три цифри (номер рахунка і субрахунка). Наступні цифри вказують номер даного об'єкта основних засобів у сукупності йому подібних. Технічна сторона присвоєння певному об'єкту основних засобів інвентарного номера полягає у нанесенні на нього номера фарбою або прикріпленні жетона із номером.
Поряд із інвентарними картками аналітичний облік основних засобів здійснюється в книзі обліку основних засобів, або у Відомості 4-М при спрощеній формі обліку. У книзі або відомості обліку основних засобів реєстрацію об'єктів основних засобів здійснюють у розрізі конкретних підрозділів підприємства із розмежуванням їх за обліково-класифікаційними групами (103 — будинки та споруди, 104 — машини та обладнання, 105 — транспортні засоби і т. ін.) Для реєстрації інвентарних карток обліку основних засобів застосовується «Опис інвентарних карток з обліку основних засобів» (форма №03-7). Опис складається в одному примірнику бухгалтерією для контролю за зберіганням інвентарних карток. Записи ведуться в розрізі класифікаційних груп (видів) основних засобів.
Для обліку руху основних засобів по класифікаційних групах при ручній обробці облікової документації застосовується «Картка обліку руху основних засобів» (форма № 03-8), яка заповнюється на основі даних інвентарних карток відповідних груп (видів) основних засобів та звіряється з даними синтетичного обліку основних засобів. На основі підсумкових даних цих карток заповнюються звітні форми з руху основних засобів.
Для пооб'єктного обліку основних засобів за місцем їх перебування (експлуатації) по матеріально-відповідальних особах ведуть «Інвентарний список основних засобів» (форми № 03-9).
Для пооб'єктного обліку основних засобів за місцями їх перебування (експлуатації) повинні бути тотожні записам в інвентарних картках обліку основних засобів, що ведуться в бухгалтерії. При передачі основних засобів іншому підприємству (оренді) акт складається у двох примірниках (для підприємства, що здає та приймає основні засоби). За даними акту робляться відмітки в «Інвентарному списку основних засобів», з якого вибув об'єкт, а також вилучається «Інвентарна картка обліку основних засобів» із сукупності об'єктів, які обліковуються за даними у бухгалтерії.
Підставою для відміток у «Інвентарній картці обліку основних засобів» про вибуття об'єкта основних засобів при передачі їх іншому підприємству, а також про переміщення всередині підприємства є «Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів» (форма № 03-1); при списанні об'єкта основних засобів внаслідок старіння чи зносу — «Акт на списання основних засобів» (форма № 03-3). Записи про закінчення роботи по добудові, дообладнанню, реконструкції та модернізації, ремонту об'єкта ведуться в картці на підставі «Акта приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих, та модернізованих об'єктів» (форми № 03-2).
Для оформлення приймання-здачі основних засобів із ремонту, реконструкції та модернізації, застосовується «Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів» (форми № 03-2).