Для поиска темы - пользуйтесь СИСТЕМОЙ ПОИСКА


Стоимость дипломной работы


Home Для студента... Необхідність електронного документообігу в контроллингу

Необхідність електронного документообігу в контроллингу
загрузка...
Рейтинг пользователей: / 0
ХудшийЛучший 

Необхідність електронного документообігу в  контроллингу

       Контроллинг - це функціонально відособлений напрямок економічної роботи на підприємстві, пов'язане з реалізацією фінансово-економічної функції, що коментує, у менеджменті для прийняття оперативних і стратегічних управлінських рішень.
Слово контроллинг відбулося від англійського tо соntго1 - контролювати, управляти, що у свою чергу походить від французького слова, що означає "реєстр, перевірочний список". Але по іронії долі в англомовних джерелах термін "контроллинг" практично не використається: у Великобританії й США вкоренився термін "управлінський облік" (mаnаgеriпа1 ассоunting, management ассоunting, хоча працівників, у чиї посадові обов'язки входить ведення управлінського обліку, там називають контроллерами (соntго11ег).  Властиво термін "контроллинг" прийнятий у Німеччині, звідки він й прийшов у Росію й Україну. Оскільки вітчизняна термінологія поки не встоялася, у нас використають обидва терміни: і контроллинг, і управлінський облік. Однак термін "контроллинг" більше інформаційний та ємкий, він передає характер цього сучасного явища в керуванні й містить у собі не тільки чисто облікові функції, але й весь спектр керування процесом досягнення кінцевих цілей і результатів фірми.
       Основна кінцева мета будь-якого комерційного підприємства - одержання прибутку (контроллинг можна назвати системою  керування прибутком підприємства),  але  в деяких випадках мети підприємства можуть бути й іншими, - наприклад, відвоювання частки ринку, усунення конкурентів, - тоді контроллинг орієнтує зусилля підприємства в напрямку цих цілей, хоча кінцева мета та ж - одержання прибутку.  Перебуваючи на перетинанні обліку, інформаційного забезпечення, контролю й координації, контроллинг займає особливе місце в керуванні підприємством: він зв'язує воєдино всі ці функції, інтегрує й координує їх, причому не підмінює собою керування підприємством, а лише переводить його на якісно новий рівень. Контроллинг (керування керуванням) є своєрідним механізмом саморегулювання на підприємстві, що забезпечує зворотний зв'язок у контурі керування.  Контроллинг ґрунтується на наукових досягненнях різних дисциплін:  економічної теорії,  аналізу господарської діяльності, бухгалтерського обліку, планування, менеджменту, кібернетики, соціології. Для оволодіння контроллингом необхідні широкий кругозір і здатність мислити аналітично, а крім того, потрібні знання по широкому спектрі предметів, пов'язаних з економікою, керуванням, кібернетикою. Варто мати на увазі, що не існує готових рішень  всіх проблем, з якими може зштовхнутися підприємство, реальні економічні проблеми завжди нестандартні й заплутані, а часу й вихідній інформації для їхнього рішення звичайно недостатньо. Тому варто навчитися сміло комбінувати різні підходи, застосовувати весь накопичений багаж знань для пошуку творчих рішень в умовах невизначеності й неповної інформації.
     Одним з таких підходів є  створення електронних документів всіляких форматів, які в цей час більш доступні, тоді як засоби керування ними, на жаль, відстали.  Виходом може бути використання «правильної» системи керування документами для зберігання й систематизації всіх їх в організації. Немає жодної компанії, ні однієї державної організації, у якій на порядку денному не стояло би питання про систему електронного документообігу. Дискусії ведуться в комп'ютерній пресі, на численних конференціях і навіть на рівні уряду. Але в цьому немає нічого дивного, оскільки бажання користувачів хоч якось організувати й приборкати потік електронних документів цілком логічно, і для цієї мети й потрібні системи електронного документообігу.
У чому, властиво, полягає проблема? Справа в тому, що засобу створення електронних документів всіляких форматів стали сьогодні легко доступними, тоді як засобу керування документами залишилися на доісторичному рівні - диски й директорії на серверах і робочих станціях користувачів. Все це було ще в перших версіях DOS. Самий істотний, мабуть, прорив в області керування електронними документами був пов'язаний з появою знаменитого Norton Commander, і з тих пор у житті більшості користувачів мало що змінилося. По суті справи, всі звичні сховища електронних документів підтримують ієрархічну модель - папки й під папки.
Складність у тім, що  той самий документ може ставитися до різних категорій, і категорії ці не можна звести в струнку, ієрархічну систему. Якщо взяти, скажемо, договори, то їх можна складати в папки по клієнтах, по продуктах, по менеджерах і т.д. І всі ці категорії не є супідрядними, тому їх не можна вибудувати в такому порядку, щоб це було зручно на всі випадки життя. Як наслідок, щоб підібрати потрібні документи, часто доводиться переглядати підряд всі папки. Наприклад, якщо договори в нас розкладені по клієнтах, а керівникові схотілося подивитися всі договори по якомусь продукті, то прийде череда перевірити всі клієнтські папки. Подібні запити, пов'язані з пошуком документів, виникають досить часто й з'їдають неабияку частину часу співробітників. Виходом зі сформованої ситуації може бути використання системи керування документами для зберігання й систематизації всіх документів організації. Але потрібно вибрати «правильну» систему - ту, котру можна настроїти на різні потреби різних груп користувачів. Щоб впроваджувана система електронного документообігу була позитивно сприйнята всіма співробітниками, вона повинна вносити мінімум змін у повсякденну роботу, бути як можна більше непомітної. Разом з тим вона повинна надавати необхідний сервіс й допомагати зв'язувати документи з бізнес-процесами - тільки тоді можна говорити про реальну віддачу від впровадження електронного документообігу в організації.
Інакше кажучи, не варто розглядати документообіг як якийсь окремий допоміжний бізнес-процес, для автоматизації якого потрібна окрема система. Скоріше варто говорити про  забезпечення документації в основних і допоміжних бізнес-процесах, тому що всі документи, які виникають у ході роботи, повинні мати відношення до якогось аспекту діяльності компанії. Тоді найголовніше завдання системи електронного документообігу полягає в тім, щоб асоціювати неструктуровані документи з бізнес - об'єктами, наприклад, ERP або інших облікових систем - кадрових, CRM, логістичних і т.д. Інша важлива функція - забезпечення «руху» документів. Слово «рух» не випадково взятий у лапки, оскільки фізично ніякого руху не відбувається - всі документи перебувають у єдиній електронній бібліотеці. Та і якось невчасно говорити про рух документа. Все-таки більше зручної є метафора бізнес-процесу, коли можна описати не тільки маршрут документа, але також і зміст всіх дій, які відбуваються й не тільки із самим документом, але тих, що виконуються в інших системах.
Підтримати подібний функціонал можна за допомогою workflow-систем, які тісно інтегровані із системою керування документами. Всі провідні постачальники рішень в області роботи з документами сьогодні пропонують комплексні системи, до складу яких входить і властиво електронна бібліотека, а також модуль workflow, що дозволяє автоматизувати бізнес-процеси в організації.
На ринку представлена безліч подібних систем - як західних, так і вітчизняних. Але відсоток їхніх користувачів стосовно загального числа користувачів комп'ютерів надзвичайно малий, а функціональність по роботі з документами потрібно буквально всім користувачам комп'ютерів. Всі вони хоч епізодично створюють або шукають раніше створені електронні документи, використовуючи при цьому інструментарії 20-літньої давнини. Невже на практиці справи йдуть так сумно? Адже розроблювачі й системні інтегратори навперебій повідомляють про свої успіхи й рапортують про нові впровадження. Але якщо взяти й скласти всі цифри, що приводять постачальники систем електронного документообігу, то вийде дуже скромна сума в порівнянні із числом щорічно продаваних комп'ютерів.
Чому ж не наступає ера масового використання сучасних технологій керування електронними документами? Можна назвати кілька стримуючих факторів.
Специфіка. Звичайно розроблювачі фокусують увагу на рішенні сугубо специфічних завдань обліку й контролю виконання офіційних документів, наприклад, наказів і розпоряджень керівництва. Традиційно ці функції покладали на службу документаційного забезпечення керування (ДЗК), тому й користувачами таких систем є в основному співробітники канцелярії й інших адміністративних підрозділів. У той час як для зберігання всієї іншої інформації (крім офіційних документів) ці системи незручні.
Психологічний бар'єр. Звичайно під документом розуміється щось уже закінчений й офіційне - наказ, договір, інструкція, а цим займається канцелярія й начальство. Люди просто не асоціюють себе з користувачами системи електронного документообігу, хоча щодня можуть одержувати й створювати безліч документів (наприклад, повідомлень електронної пошти, які часом мають величезну важливість і цінність для бізнесу організації). Насправді під документом варто розуміти будь-який значимий фрагмент інформації, що має цінність для діяльності організації. Якщо прийняти таку позицію, то коло потенційних користувачів системи документообігу розширюється до числа всіх співробітників офісу, що вимагає вже й інших підходів до вибору й проектування системи.
Люди лякаються, що ціни  високі на професійні системи електронного документообігу. У принципі, цей наслідок перших двох факторів. Нечисленність потенційних користувачів змушує розроблювачів установлювати високі ціни на продукти, що у свою чергу ще більше звужує число користувачів. Навряд чи це порочне коло можна розірвати відразу, скоріше відбудеться кілька поетапних знижень цін на системи керування документами й супутні продукти. До того ж ситуація не настільки трагічна - ціни на сучасні системи документообігу (Hummingbird або Documerttum, IBM/Lotus, Oracle) сьогодні перебувають на рівні 400-700 доларів за робоче місце, що порівняно із ціною MS Office. Тому скоріше можна говорити про стійке упередження більшості замовників - для багатьох організацій ціни на системи документообігу нині цілком реальні. Але більшість аналітиків, як західних (Gartner},так і російських (Росбизнесконсалтинг),  сходяться в думці, що в найближчі кілька років,  очікується вибуховий ріст інтересу до технологій електронного документообігу. Вони  пророкують, що такі системи будуть впроваджені в більшості компаній.
Із чого варто почати, коли  приймається рішення про впровадження системи електронного документообігу в компанії? У першу чергу потрібно вибрати гідне завдання на пілотний проект - таке, щоб всі співробітники відчули віддачу й реальну користь. При цьому він повинен  бути й досить простий, оскільки людям і так прийде необхідність звикати до нових технологій і прийомів роботи. Для ІТ - служби це також буде новий продукт, тому зайві складності на початковому етапі ні до чого.
Як завдання для «пілота» непогано підходить архів. Особливо якщо у вас кілька офісів і постійно виникають запити на пошук документів - тобто, коли архів є «робітником», а не просто місцем зберігання коштовних, але рідко використовуваних документів.
Можна знайти й інші завдання, головне, щоб від їхнього рішення був передбачуваний і вимірний результат. На жаль, часто проекти по електронному документообігу починаються з рішення завдання на зразок:  «узгодження внутрішніх документів» або «контроль виконання доручень керівництва», де дуже важко порахувати економічний ефект від впровадження й легко можна зустріти протидія з боку автоматизованих   у такий спосіб співробітників. Маючи конкретне завдання, можна влаштовувати «оглядини» серед постачальників. Перша дилема, що прийде череда вирішити - брати західну систему або місцеву розробку. Вибираючи серед західних систем, варто знати, що сьогодні всі вони   досягли функціональної зрілості. Тому  вибирати треба не стільки за принципом «чи підтримує система властивість X» (ви одержите таблицю, у якій всі постачальники проставлять відповідь «ТАК»), а скоріше тому, наскільки вам імпонує загальне бачення розроблювача, наскільки добре  його система вписується в ІТ - стратегію підприємства, наскільки добре вона може бути убудована в загальну інформаційну інфраструктуру.
Іншим важливим критерієм є й загальна вартості володіння системою, що складається із ціни ліцензій, вартості робіт із впровадження, навчанню користувачів і підтримці системи. Часто невисокі витрати на початковому етапі обертаються більшими турботами за підтримкою системи, які можуть не супроводжуватися прямими виплатами розроблювачеві, але вимагають значного відволікання ресурсів і приводять до непродуктивних витрат часу. Простіше говорячи, якщо вам пропонують систему даром, це зовсім не виходить, що в експлуатації вона буде дешевше, ніж фірмова річ.
Також корисно враховувати: які суміжні завдання може покрити система, щоб мати можливості подальшого розвитку. Наприклад, самим логічним кроком після впровадження системи керування документами може бути побудова на її основі системи керування знаннями. Також корисної може бути інтеграція із системами класу Business Intelligence, що дозволить будувати будь-які запити й звіти (як по системі документообігу, так і по всім іншим обліковим  системам) і надавати цю інформацію керівникам, іншим зацікавленим користувачам.
Непогано було б скласти запитальник, що відбиває всі аспекти, пов'язані з вибором системи, щоб не фокусувався  б тільки на функціонально-технологічних моментах. Звичайно, єдиного й універсального запитальника бути не може, але, проте, можна дати його загальну структуру, що включає:
1. Питання корпоративної культури полягають у тім, як прийнято в компанії працювати з документами, є чи встановлені правила й процедури й т.д.
2. Блок питань по бізнес-процесах. Загалом кажучи, для впровадження системи керування документами в чистому виді наявність формальних моделей бізнес-процесів зовсім не обов'язково. Але якщо ваша організація вже веде роботу з документування й оптимізації бізнес-процесів, ці відомості будуть корисні й при настроюванні системи електронного документообігу. Питання по властиво документообігу - типи документів, їхня кількість, атрибути, джерела надходження, регламенти й т.д. Як правило, цей блок найбільш пророблений у більшості тендерних документів, які замовники розсилають постачальникам. Але якщо тільки на цьому й зупинитися, то губиться загальне стратегічне бачення й взаємозв'язок системи документообігу з бізнесом організації, що зводить її в ранг допоміжних, обслуговуючих систем і принижує її реальну значимість.
3. Архів. При гаданій схожості завдань документообігу й архіву (там і там лежать документи, тільки одні свіжі, а інші старі) є ряд істотних відмінностей як функціональних, так і технологічних. Наприклад, часто виникає завдання перекладу паперових архівних фондів в електронний вид. Разом з тим варто мати на увазі, що по своїй суті системи документообігу й архіву приречені на тісну взаємодію, тому, чим більше тісної і прозорої буде їхня інтеграція, тим легше вам буде жити.
4. Питання інтеграції з іншими бізнес-додатками. Як уже говорилося, у жодному разі не слід розглядати впровадження системи електронного документообігу у відриві від бізнес-процесів. Отже, виникає завдання інтеграції з різними додатками - бухгалтерії, складу, матеріально-технічного постачання, кадрів, керування проектами, CRM, ERP, - список можна продовжити. Основна ідея проста: облікові системи реєструють факти з життя організації. Система документообігу дозволяє асоціювати із цими фактами первинні документи - тобто інформацію, на основі якої були прийняті якісь рішення й виконані якісь дії (наприклад, копії рахунків до оплати й проводки в бухгалтерській системі).
5. Інфраструктура - наскільки добре дана система документообігу може вписатися в те складне «господарство», що є в будь-якій організації. Варто уважно зважити, чи коштують ті або інші функціональні переваги турбот по вбудовуванню нової системи в існуючу інфраструктуру. Чим менше буде цих турбот, тим у підсумку менше реальна вартість проекту.
6. Керування проектом. Впровадження будь-якої корпоративної системи - досить складний проект. І кінцевий успіх або неуспіх значною мірою залежить від того, наскільки добре поставлене керування проектом: є чи чіткі бізнес - мети, етапи, бажані результати, як буде формуватися команда? Важливо обговорити ці питання з потенційним постачальником заздалегідь, щоб уникнути недомовок і взаємних претензій у майбутньому.       
7. Також варто включити блок питань відносно перспектив розвитку проекту. Сьогодні, в епоху взаємопроникнення (інакше кажучи, конвергенції) технологій, неможливо провести чітку грань між системами певних класів. Тому, вирішуючи конкретне сьогоднішнє  завдання (наприклад, забезпечення ідеального ходіння службових записок на видачу канцелярських приладів), не можна випускати з виду стратегічні цілі: зниження ризиків, підвищення продуктивності роботи співробітників, утримання й збереження корпоративної пам'яті - інтелектуального капіталу організації, що сприяє її успішності й процвітанню. Виходить, будь-яка знову впроваджувана система повинна мати в собі достатній потенціал розвитку й нести нові можливості.                                                          
Зовсім логічним є перехід від розрізнених інформаційних систем до моделі корпоративного порталу й, отже, усі додатки повинні мати можливість простій і гладкої інтеграції їх у портал.                           
Головний секрет успіху проектів по документообігу (як і будь-яких інших) - ясність цілей і простота. Чим  простіше, тим краще. Найбільше варто уникати невиправданого ускладнення завдання. Для розроблювачів це не проблема. Як жартують військові - немає нерозв'язаних завдань, є лише завдання з недостатнім фінансуванням. А от складність системи для користувачів може привести до її повного відторгнення. Не відкладайте ухвалення рішення про початок впровадження системи електронного документообігу на завтра. Сьогодні це ще може бути вашою конкурентною перевагою. Завтра - усього лише обов'язковим елементом інформаційної системи будь-якої організації. Реальну віддачу від технологій можна одержати тільки поки вони нові, але вже досить обкатані. І системи електронного документообігу зараз саме перебувають у цій фазі життєвого циклу.
Практично здійснити це керівникові дозволять інформаційні технології у вигляді своєрідної «електронної нервової системи». «Електронна нервова система» містить у собі цифрові процеси, що поєднують всі напрямки діяльності компанії, включаючи інтелектуальну роботу. За допомогою комп'ютерних інструментів інтелектуальні працівники одержують доступ до фінансових, виробничих й інших базових операцій компанії, а також до зворотного зв'язку із клієнтами. У результаті вони одержують можливість оперативно відгукуватися на події й адаптуватися до ситуації, що змінюється. Постійно забезпечувана доступність точної інформації перетворює стратегічне мислення з окремого, автономного виду діяльності в безперервний процес, інтегрований з повсякденним функціонуванням бізнесу.
Досягається це за допомогою наступних основних умов:
1.    Забезпечення  обміну інформацією в  організації необхідно здійснювати за допомогою електронної пошти. Тільки тоді  можна реагувати на події з належною швидкістю.
2.  Потрібно вивчати дані про збут в оперативному режимі - так легше виявляти закономірності й обмінюватися міркуваннями й розуміти глобальні тенденції й одночасно забезпечувати кожному клієнтові індивідуальний підхід.
3.   Необхідно застосовувати для аналізу бізнесу ПК, і позбавити своїх інтелектуальних працівників від рутини й дати їм можливість зосередитися на виконанні потребуючих дійсних розумових зусиль роботи з удосконалювання продукції й послуг, по підвищенню рентабельності.
4.    Використати електронні інструменти для створення віртуальних груп зі співробітників різних підрозділів: нехай співробітники обмінюються інформацією й разом працюють над своїми ідеями - все це в реальному часі й поза залежністю від того, у якій крапці планети перебуває кожний з них. Варто вести електронний літопис  організації для  вивчення її всіма співробітниками.
5.   Варто перетворити всі паперові процеси в електронні, усуваючи тим самим вузькі місця в керуванні й звільняючи працівників інтелектуальної праці для більше важливих завдань.
6.   Необхідно застосовувати електронні інструменти для ліквідації робочих місць, що припускають рутинне виконання одного завдання, або для перетворення їх у робочі місця, що вимагають навичок інтелектуальної роботи.
7.    Створювати електронний контур зворотного зв'язку, службовець підвищенню ефективності фізичних процесів й якості пропонованих продуктів і послуг. Кожен співробітник повинен мати можливість легко відслідковувати всі ключові показники діяльності компанії.
8.   Використати електронні системи для напрямку рекламацій клієнтів безпосередньо тим співробітникам, які реально можуть удосконалити продукт або послугу.
9.    Використати електронні комунікації для перерозподілу характеру  бізнесу і його границь. Динамічно розширювати або звужувати  бізнес залежно від ситуації на ринку.
При здійсненні комерційної діяльності:
10.  Обмінювати інформацію на час.  Скорочувати цикл підготовки продуктів за рахунок переходу на електронні транзакції з усіма постачальниками й партнерами й перетворити всі бізнес-процеси в дусі злагодженої, синхронної роботи із принципу «точно - в - строк».
11.  Застосовувати електронні способи надання послуг і збуту товарів, щоб усунути посередників із  транзакцій із клієнтами. А  посередникам, застосовувати електронні інструменти для додавання корисних якостей, пропонованим товарам або послугам.
«Електронна, нервова система» не гарантує правильних відповідей на ці питання. Зате вона позбавить  від тягаря старих паперових процесів, і  вивільниться час, щоб над цими питаннями задуматися. Вона дасть дані, щоб  можна було почати думати негайно, вона вчасно забезпечить  інформацією про тенденції розвитку бізнесу. Нарешті, «електронна нервова система» дозволить фактам й ідеям швидко спливати на рівень вищого керівництва із самих глибин  організації, від людей, що володіють інформацією, пов'язаної із цими питаннями, - до речі, досить імовірно, що вони знають і багато чого з відповідей. І сама головне - «електронна нервова система» дозволяє  робити все це швидко.
        Основна мета контроллинга - орієнтація управлінського процесу на досягнення всіх цілей, що стоять  перед підприємством. Для цього контроллинг забезпечує виконання наступних функцій:
координація управлінської діяльності по досягненню цілей підприємства;
інформаційна й консультаційна підтримка прийняття управлінських рішень;
створення й забезпечення функціонування загальної інформаційної системи керування підприємством;
забезпечення раціональності управлінського процесу. Необхідність  появи  на  сучасних  підприємствах такого феномена, як контроллинг, можна пояснити наступними причинами:
підвищення нестабільності зовнішнього середовища висуває додаткові вимоги до системи керування підприємством:
зсув акценту з контролю минулого на аналіз майбутнього;
збільшення швидкості реакції на зміни зовнішнього середовища, підвищення гнучкості підприємства;
необхідність у безперервному відстеженні змін, що відбуваються в зовнішнім і внутрішнім середовищах підприємства;
необхідність продуманої системи дій по забезпеченню виживаності підприємства й запобіганню кризових ситуацій;
ускладнення систем керування підприємством вимагає механізму координації усередині системи керування;
інформаційний бум при недоліку релевантної (істотної, значимої) інформації вимагає побудови спеціальної системи інформаційного забезпечення керування;
загальнокультурне прагнення до синтезу, інтеграції різних областей знання й людської діяльності.
У цілому система контроллинга на підприємстві вирішує всі перераховані завдання, але розміщення акцентів може бути різним. Комерційним підприємствам потрібна робота іншого роду, що називається «інформаційною роботою». Ми звикли думати про інформацію - фрагменті тексту, картинці або, скажемо, фінансовому звіті - як про щось статичне, але є й інша, активна форма інформації, який у мові відповідає визначальна дія дієслово, на противагу статичному іменнику. Інформаційну роботу він визначає як «перетворення інформації за допомогою людського мозку або комп'ютерної програми». Інформаційна робота - проектування будинку, обговорення контракту, заповнення податкової декларації - потрібно для більшості реальних даних, з якими ми маємо справу в житті, і становить більшу частину видів діяльності, виконуваної в економічно розвинених країнах. «Дії, у яких бере участь «інформація-як-дієслово», домінують в обробці даних», інформаційна робота породжує 50 - 60 відсотків валового національного продукту індустріально розвинених країн.
Коли комп'ютери почали використатися не тільки для обчислювальних завдань, але й для моделювання проблем бізнесу, вони теж включилися в інформаційну роботу. Навіть для виробничих фірм досить характерно витрачати більшу частину своєї енергії не на роботу як таку, а на інформацію про роботу: про проектування й розробку продуктів, про планування, про маркетинг, збут і поширення, про виписку рахунків і фінансування, про спільні дії з постачальниками, нарешті, про обслуговування клієнтів.
Інформаційна робота - це робота думки. Коли мислення й співробітництво одержують потужну підтримку комп'ютерних технологій, це й означає, що  створено «електронну нервову систему». Вона складається із сучасних комп'ютерних процесів, використовуваних інтелектуальними працівниками для прийняття оптимальних рішень, для того, щоб думати, діяти, реагувати на зміни й адаптуватися до них. Майбутній «Інформаційний ринок» приведе до появи «величезної безлічі спеціалізованих програм і дуже складним образом переплетених між собою людських і машинних процедур» - чудове визначення «електронної нервової системи» у дії.
Сучасні комп'ютерні мережі дозволяють одержувати й надавати дані простими й дешевими способами. Ви можете поринати в саму глибину даних, щоб досліджувати дрібні деталі, або «обертати» дані, аналізуючи інформацію в різних вимірах. Ви можете обмінюватися інформацією й ідеями з іншими людьми. Ви можете інтегрувати працю й думки безлічі окремих співробітників або груп, одержуючи ретельно продумані й погоджені результати. Ми повинні позбутися від застарілого подання, що одержання й поширення інформації є складною й дорогою справою. Сьогодні найпростіший здоровий глузд підказує, що кожен зацікавлений у даних вашої компанії - будь то останні відомості про продажі або подробицю пенсійної програми, повинен мати можливість одержати цю інформацію за допомогою декількох щигликів мишею.
Менеджери середньої ланки й рядові співробітники компанії - а не тільки вище керівництво - повинні мати доступ до таких даних.  Саме менеджери середньої ланки будь-якої компанії повинні добре розуміти, які сфери їхньої діяльності приносять прибуток, а які - збитки, які маркетингові програми працюють, а які ні, які витрати себе виправдують, а які робляться даремно. Це саме ті люди, яким потрібні точні, що спонукують до дії дані, оскільки діяти - їхній прямий обов'язок. Їм необхідний оперативний і безперервний потік корисної інформації плюс можливість її різноманітного візуального подання. Ці співробітники не повинні чекати, поки вище керівництво надасть їм потрібну інформацію. Замість того щоб витрачати купу часу на захист фінансових даних від своїх співробітників, компаніям коштувало б приділити більше уваги навчанню їх методам  аналізу цих даних й оптимальних дій на їхній основі.
Остання ознака гарної «електронної нервової системи» полягає в тім, що вона дозволяє обговорювати на нарадах конкретні, чітко поставлені проблеми й приймати конкретні рішення, що ведуть до певних дій. Як говорять льотчики, удале приземлення - результат правильного заходу на посадку. Наради виходять плідними завдяки ретельній підготовці. Погано, коли наради використаються в основному для подання інформації. Набагато ефективніше розіслати дані по електронній пошті заздалегідь, щоб учасники наради змогли проаналізувати їх і прийти на зустріч підготовленими до внесення конкретних пропозицій й участі в змістовному обговоренні. Багато компаній страждають від зайвої кількості непродуктивних нарад і достатку паперів, але це не виходить, що в них не вистачає енергії або інтелекту. Необхідні для роботи дані можуть існувати в деякій формі десь у компанії, просто компанія не вміє їх швидко знаходити. Електронні інструменти дозволять одержувати ці дані оперативно, акумулюючи їх з багатьох джерел, і забезпечать можливість їхнього різнобічного аналізу.
Щоб почати створення «електронної нервової системи», треба спочатку чітко уявити собі концептуальну схему тієї інформації, що  необхідна, щоб управляти бізнесом і розуміти закономірності ринку й мотиви поводження конкурентів. Ретельно продумати питання про те, які фактичні дані могли б стати ключовими й сигналізувати про необхідність уживати активні дії. Скласти список питань, відповіді на які повинні приводити до оперативної корекції таких дій. На наступному етапі необхідно зажадати, щоб інформаційні системи надавали відповіді на ці питання. Якщо нинішня система на це не здатна, прийдеться створити нову, котра зможе це робити, - деякі з ваших конкурентів неодмінно побудують собі такі системи.
 Зрозуміти, що «електронна нервова система» почала  діяти, можна тоді, коли інформація потече усередині організації так само швидко й природно, як думка в мозку людини, і коли за допомогою нових технологій можна організовувати й координувати великі групи людей так само швидко, як сьогодні вирішує завдання одна людина. 


 
загрузка...

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить