Для поиска темы - пользуйтесь СИСТЕМОЙ ПОИСКА


Стоимость дипломной работы


Home Для студента... Организация делопроизводства и контроля за секретными документами

Организация делопроизводства и контроля за секретными документами
загрузка...
Рейтинг пользователей: / 0
ХудшийЛучший 

Организация делопроизводства  и контроля за секретными документами


Вся информация предприятия, имеющая конфиденциальный характер, должна быть за документирована.
Поэтому организация контроля прохождения и хранения документации является самой важной частью системы сохранения секретной коммерческой информации.
Основными каналами утечки конфиденциальных документов являются:
•    пользование документами при посторонних лицах;
•    несанкционированное копирование документов;
•    утрата и хищение документов и их копий;
•    попадание конфиденциальной коммерческой информации в негрифованные документы;
•    наличие излишней информации в текущих документах предприятия.
Как отмечалось выше, нужно начинать разработку системы защиты коммерческой информации с ее классификации по степени важности. Все документы, содержащие секретную коммерческую информацию, должны быть промаркированы грифами КТ-1, КТ-2, КТ-3, которые ставятся на лицевой обложке всех документов или в верхнем правом углу, если документ напечатан на одной странице.
• тексте конфиденциального документа и его реквизитах дополнительно может оговариваться право пользования закрытой информацией, а также порядок и сроки пользования.
• случае, если конфиденциальным документом пользуются многие работники, среди которых попадаются невнимательные, рекомендуется дополнительно использовать систему цветного кодирования для обозначения секретности документа, не убирая при этом обычный  секретности.
Для ограничения фотокопирования конфиденциальных документов рекомендуется наклеивать на них цветные этикетки. таким образом, любая фотокопия без этикетки или с фотокопией этикетки будет считаться незаконной.
Система контроля за циркуляцией конфиденциальных документов должна включать:
•    составление списка лиц, получающих эти документы;
•    нумерацию копий документов;
•    фиксирование времени получения и сдачи документов или их копий.
Система защиты коммерческой тайны должна предусматривать организацию специального деловодства с конфиденциальными документами, включая их размножение, рассылку, прием и учет, группировку в дела, хранение, порядок уничтожения и проверки наличия.
Для учета документов, содержащих коммерческую тайну, следует завести журнал учета документов. Основным принципом учета является однократное присвоение документу регистрационного номера. Листы журнала должны быть пронумерованы, прошиты м опечатаны печатью предприятия.
Печатание и размножение документов с грифом коммерческая тайна" необходимо производить в помещении подразделения безопасности. Копии таких документов необходимо учитывать под новыми учетными номерами.
По каждой информации, являющейся коммерческой тайной предприятия, в подразделения безопасности    должны заводится тематические досье. Документы с грифом «коммерческая тайна" должны группироваться в дела. Номенклатура дел может быта составлена по следующим признакам;
• тематическому, когда документы относятся к одной теме, вопросу;
•    по видам документов (научные, финансовые отчеты, акты и т. П.);
•    по корреспондентскому признаку, при котором в дело объединяются документ по переписке с одной или нескольким организациями.
Номенклатура дел должна содержать следующие позиции: порядковый учетный номер дела, его заголовок, гриф, фамилию исполнителя, ведущего дело, дату заведения и окончания дела, срок хранения.
Все документы и дела, утратившие практическое значение и потерявшие коммерческую ценность, подлежат уничтожению на основании решения экспертной комиссии, утвержденной руководителем предприятия.
Утерю конфиденциального документа следует камерческую сматривать как чрезвычайное происшествие; О6 этом необходимо немедленно сообщать руководителю предприятия.    .
Ознакомление с конфиденциальной информацией    предприятия следует разрешать строго ограниченному    кругу работников и только в части, их касающейся.
Для этого необходимо разработать порядок доступа работников к документам и сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия. Под доступом следует помнить письменное разрешение руководителя предприятия на право ознакомления конкретных работников с определенными документами и информацией, составляющими коммерческую тайну.
Для получения доступа к конфиденциальной информации сотрудником предприятия должны быть соблюдены следующие условия:
• сотрудник должен быть назначен приказом на соответствующую должность и согласно своим функциональным обязанностям должен иметь доступ к конфиденциальным документам, составляющим коммерческую тайну;
• сотрудник должен пройти инструктаж об общих правилах сохранения коммерческих секретов и оформить обязательство о сохранении коммерческой тайны;
• сотрудник должен пройти дополнительный инструктаж на своем рабочем месте у руководителя подразделения с учетом конкретных особенностей подразделения и своих служебных обязанностей по сохранению конкретной информации.
В случае необходимости доступа к секретным сведениям человека, не являющегося сотрудником предприятия, необходимо:
• проверить наличие у него какого-либо документа (подписанного руководителем организации, сотрудником которой он является), подтверждающего необходимость ознакомления его с определенными документами, содержащими коммерческую тайну;
• ознакомить его с общими правилами предприятия относительно защиты информации и подписать с ним соглашение о сохранении коммерческой тайны.
Документальное оформление доступа к конфиденциальной информации предприятия можно производить следующими способами:
• составлением именных списков с указанием должностей и фамилий сотрудников, категории документов и сведений, с которыми разрешается работать каждому из них;
• в виде распорядительных подписей руководителя предприятия на самом документе;
•    составлением перечня конкретных документов,    утвержденного руководителем предприятия, с которыми разрешается знакомить конкретных работников без    наличия распорядительной подписи.
Документы с грифом КТ-1 могут быть выданы только по письменному разрешению руководителя предал общих    приятия. К таким документам относятся перспективные планы коммерческой деятельности предприятия, отчет об их выполнении, программы и календарные планы выпуска продукции и другие важные сведения.
Документы, содержащие коммерческую тайну, могут    выдаваться на рабочие места исполнителей при условии отсутствия в этих помещениях сотрудников предприятия, не имеющих права доступа к этим документам.
Цензура новых документов, предназначенных для публикации в средствах массовой информации, должна ‚документа быть постоянно в центре внимания руководителей и сотрудник-    службы безопасности. Основным объектом цензуры   являются рекламные объявления, каталоги, брошюры и    другие материалы, распространяемые на торговых ярмарках, выставках, а также технические доклады специалистов предприятия, подготовленные для выступления на симпозиумах, семинарах, конференциях.
В случае заинтересованности предприятия в закреплении полученного им приоритета научного, технологического или производственного характера в информации, предназначенной для открытого опубликования, оказанием    должен  содержаться минимум сведении, составляющих коммерческую тайну предприятия.
Использование для открытого опубликования сведений, полученных на договорных основах от партнеров или являющихся результатом совместных научных исследований и производственной деятельности, допускается только с письменного согласия партнеров.
Следует регулярно анализировать контракты с партнерами на предмет наличия в них коммерческой тайны, принимать меры по их защите, а после завершения контракта возвращать партнерам все конфиденциальные материалы. В случае, если произойдет несанкционированная утечка информации, следует уведомить об этом ее владельца. Для анализа причин и каналов утёчки конфиденциальной информации Вашего партнера необходимо активно сотрудничать с ним по закрытию канала утечки и защите его интереса.


 
загрузка...

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить