Для поиска темы - пользуйтесь СИСТЕМОЙ ПОИСКА


Стоимость дипломной работы


Home Интересно... Виртуальный офис - экономия в бизнесе

Виртуальный офис - экономия в бизнесе
загрузка...
Рейтинг пользователей: / 0
ХудшийЛучший 

Виртуальный офис - экономия в бизнесе

"Премии персоналу — вычеркиваем. Зарплату секретаря — тоже (может, вообще его уволить…). Аренда офиса — дороговато. Надо бы подыскать помещение подешевле", — приблизительно так сегодня предприниматели оценивают каждую статью расходов. Достичь комплексной экономии затрат можно благодаря услуге "виртуальный офис".

Бизнес-набор

Пользователь виртуального офиса за 2–3 тыс. грн в месяц получает комплекс услуг: электронный и физический адрес для корреспонденции; прямой городской номер; секретаря, который будет отвечать на телефонные звонки, принимать и обрабатывать факсы, просматривать электронную почту и т.п. Для сравнения: зарплата "реального" секретаря в Киеве составляет от 2,5–3 тыс. грн в месяц. Добавив к этой сумме стоимость аренды помещения (от 200–300 грн/кв. м в столице или 150–200 грн/кв. м — в регионах), коммунальные и прочие платежи, а также зарплату уборщицы, аренда помещения площадью 50 кв. м плюс оплата услуг секретаря обойдется минимум 20 тыс. грн в месяц. За эту сумму можно более полугода пользоваться виртуальным офисом. Экономия очевидна.

"За клиентом виртуального офиса закрепляется респондент (это может быть секретарь, бухгалтер, офис-менеджер или юрист — в зависимости от потребностей), который выполняет всю необходимую работу в рамках своих должностных обязанностей. Он находится на связи (онлайн и телефонной) со своим временным боссом, сдает ежедневные отчеты о проделанной работе", — рассказывает о данной услуге Ирина Рыбалко, директор информационно-сервисного агентства "ВИраИнфо". Разве что приготовление кофе не входит в обязанности арендованного секретаря.

При необходимости можно заказать не комплекс, а определенный перечень услуг. "К примеру, если понадобится активно пользоваться телефоном (для поиска клиентов, рекламы продукции и т. п.), лучше заказать сервис "виртуальный телефон", — поясняет г-жа Рыбалко. Эта услуга предусматривает и возможность переадресации звонков. А при подключении услуги "виртуальный номер" входящие звонки будут переадресовываться на номер другой страны (города), мобильный, стационарный телефон или Skype заказчика. К примеру, компания находится в Одессе, а звонки клиентов поступают (или переадресовываются) на киевский, лондонский или миланский номер телефона. Эта услуга зачастую используется с целью формирования имиджа компании — у клиентов создается мнение, что фирма столичная, в то время как на самом деле она находится в регионе или даже в сельской местности. Аналогично и с физическим почтовым адресом. Позвонив на виртуальный номер, клиент будет пребывать в полной уверенности, что он общается с сотрудником вашей компании. На самом деле он ведет беседу с профессиональным оператором call-центра. Цена подобной услуги — от 200–250 грн/мес. плюс оплата (если подразумевается пользование телефоном) за исходящие звонки.

Для экономных новичков

"Виртуальный офис подойдет небольшим компаниям, прежде всего, начинающим предпринимателям, у которых нет необходимости постоянно контактировать с клиентами и партнерами. Данная услуга позволяет экономить деньги и время пользователей на подбор толкового офисного персонала, если требуется быстрое развертывание бизнеса", — делится опытом Анна Боднарчук, директор супермаркета лицензионного ПО "Софткей-Украина".

Главные пользователи "виртуальных офисов" — интернет-магазины. Также данная услуга популярна среди компаний, не имеющих своего представительства в Украине (или в любой другой стране), но активно работающих на этом рынке. Однако если украинская компания планирует открыть офис за границей, лучше работать с зарубежными операторами виртуальных офисов. С технологической стороны разницы никакой, но местные специалисты оперативнее ориентируются в локальных бизнес-процессах.

"Удобно пользоваться такой услугой компаниям, чей главный офис находится, скажем в США, и время работы не совпадает с украинским. Виртуальные сотрудники подстраиваются под график работы своих клиентов, что совершенно не отражается на стоимости услуги", — отмечает Евгения Александрова, PR-менеджер компании Brain Source International.

Подойдет виртуальный офис и тем, кто ведет временный бизнес (разовые интернет-проекты), для тестирования бизнеса, продукции или же, если открывается новое направление компании, но пока нет возможности разместить дополнительный персонал в офисе. "Я постоянно нахожусь в разъездах и для оперативного получения важной информации, приходящей на мой почтовый ящик в Киеве, подключил виртуальный офис, — рассказывает Андрей Плешко, частный предприниматель. — Мой секретарь просматривает всю приходящую корреспонденцию, сканирует и пересылает мне на электронный адрес наиболее важную информацию, при необходимости связывается с адресатами". Своим опытом также делится Мария Варламова, юридический консультант ООО "Промостар": "В кризис бизнес стал приносить меньше дохода, и мне пришлось идти работать по найму. Однако свое дело я не закрыла, ввиду перспективности. Решила распустить персонал и делегировать основные процессы менеджеру виртуального офиса".

Реальные камни

Повод воспользоваться виртуальным офисом

-Потребность в "дешевом" секретаре.

-Запуск пилотного продукта или сервиса.

-Сокращение штата офисного персонала.

-Перевод офисного персонала на удаленную работу.

-Расширение фирмы.

-Желание заявить о своем присутствии в другой стране или городе.

-Нужен адрес для регистрации юридического лица.

-Нужен престижный почтовый адрес в дорогом районе в целях улучшения корпоративного имиджа.

-Необходимость технической поддержки или бизнес-услуги, например, копирование, печать, факс.

-Поиск ответственного за сбор и классификацию почты и посылок.

-Создание бизнеса в интернете, например интернет-магазина.

Один из рисков пользования виртуальным офисом — угроза утечки информации. "У отечественных провайдеров этой услуги небольшой опыт работы. Они массово стали появляться на рынке всего пару лет назад. Поэтому пока рано говорить об их профессионализме. Зарубежных компаний на рынке немного, и они в основном предоставляют только услугу call-центра. Поэтому первым делом стоит проверить свидетельство об уплате единого налога этой компании. В нем должны быть прописаны разрешения на: предоставление секретарских услуг, переводчиков, консультирование по вопросам коммерческой деятельности. Далее важно подписать договор на информационное обслуживание. Желательно проводить заключение сделки в присутствии квалифицированного юриста", — советует Борис Долгачев, юрконсультант ЮФ G-Lawyers.

Еще один минус "виртуала" в отсутствии возможности выбрать работника под себя, провести собеседование с ним, которое помогло бы определить степень компетентности и заинтересованности в деле. Заказчик может никогда не встречаться со своим помощником. Соответственно, у клиентов виртуального офиса нет никаких рычагов мотивации персонала. Чтобы убедиться в компетентности оператора, можно заключить договор на кратковременное сотрудничество (к примеру одну неделю) и посмотреть на результаты работы. Также если в аренду с офисом входят услуги юриста или бухгалтера, важно потребовать подтверждение квалификации этих специалистов (например, лицензии, сертификаты, отзывы, рекомендации с контактной информацией). Услуги юриста или бухгалтера повышают стоимость офиса на 500–1000 грн в месяц.

"Желательно выбирать компании, где один секретарь одновременно обслуживает не более 2–3 фирм. В противном случае сервис превратится в стандартный call-центр, операторы которого мало вовлечены в деятельность компании и отвечают на входящие звонки строго в рамках заранее заготовленных ответов. В то же время виртуальный секретарь должен быть правой рукой своего временного шефа", — резюмирует Ирина Рыбалко. Однако найти таких клиентоориентированных операторов практически невозможно — обслуживать максимум трех заказчиков им попросту не выгодно, тем более что большинством клиентов востребовано преимущественно лишь предоставление телефонного номера, почтового адреса и иногда услуг секретаря.


 
загрузка...

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить