Для поиска темы - пользуйтесь СИСТЕМОЙ ПОИСКА


Стоимость дипломной работы


Home Материалы для работы Діловий протокол

Діловий протокол
загрузка...
Рейтинг пользователей: / 1
ХудшийЛучший 

Діловий протокол


Насамперед необхідно з'ясувати зміст поняття "діловий протокол". Часто помилково вважають, що діловий протокол — це протокол ведення збору, наради, конференцій або іншого подібного заходу. Що, звичайно ж невірно. Суть даного поняття інша. Діловий протокол зв'язаний з діловим спілкуванням. Він являє собою сукупність традицій умовностей, правил і норм, що дотримуються (повинні дотримуватися) офіційними особами в процесі ділового спілкування.
Ці традиції і правила складалися сторіччями разом з розвитком світової економіки і світогосподарських зв'язків.
У найбільш узагальненому виді вони одержали відображення в дипломатичному протоколі [43].
Багато років дипломатичний протокол відігравав особливу роль у міжнародному спілкуванні. Це було зв'язано з тим, що міжнародні відносини розвивалися в основному на міждержавно-му рівні, де відступ від протоколу міг мати серйозні наслідки.
В ходу розвитку міжнародних економічних зв'язків у міжнародний процес спілкування включається усе більша кількість ділових людей, що працюють у господарських структурах на мікрорівні. І строгі правила дипломатичного протоколу стали застосовуватися і на цьому рівні.
Таким чином, в основі найважливіших загальноприйнятих норм і правил ділового протоколу лежать, основні принципи (правила) дипломатичного протоколу й етикету. Разом з тим ці правила на рівні ділового спілкування стали більш гнучкими. Однак це не виключає необхідності строгого застосування правил дипломатичного протоколу й у діловому спілкуванні. Більш того перспективи розвитку ЗЕД в Україні й успіхи економічного співробітництва її" суб'єктів, що хазяюють, з закордонними партнерами багато в чому залежать від грамотного ведення протокольної частини ділового спілкування.
Розглянемо коротко організаційні і протокольні питання підготовки і проведення переговорів з іноземними партнерами.
Ще до приїзду іноземної делегації приймаюча сторона повинна скласти програму гостей на підприємстві (у місті, області). Складаються дві таких програми:
—    одна "зовнішня" — загальна програма, призначена для гостей;
—    друга "внутрішня" — для приймаючої сторони, що включає всі технічні деталі по організації прийому делегації.
Зовнішня програма містить у собі інформацію з таких питань:
1.    Зустріч і проведення делегації.
2.    Розміщення в готелі.
3.    Ділова частина програми (переговори, зустрічі, бесіди).
4.    Прийоми (сніданки, обіди і т.д).
5.    Культурна програма (театр, екскурсії і т.п.).
В зовнішній програмі не вказуються особи, відповідальні за ті або інші заходи. У ній утримуються тільки заходи і дата їх проведення.
Внутрішня програма являє собою розгорнутий документ, у якому знаходять висвітлення всі організаційні моменти, зв'язані з прийомом іноземних гостей. У ній указуються дата, місце, захід, його ціль, терміни, супроводжуючи особи, що відповідальні за проведення заходу. Вона затверджується керівником сторони, що приймає.
Зокрема, зустріч делегацій вимагає від приймаючої сторони детальної розробки таких питань як персональний склад зустрічаючих, вручення квітів, привітальні виступи, розміщення в готелі, обслуговування під час переговорів і т.д.
Кожен пункт внутрішньої програми повинний бути детально обговорений і мати відповідальних виконавців.
Якщо глава делегації приїжджає з дружиною необхідно передбачити спеціальну програму для жінки гостя.
У програмі кожного дня корисно запланувати час для другого сніданку й особистих справ. Важливо передбачити час для неофіційних візитів (перша така зустріч завжди організується приймаючою стороною). Необхідно також продумати чим будуть займатися гості по вечорах.
Однак головна увага в програмі повинне бути зосереджене на основній меті візиту (переговори, зустрічі, бесіди).
Зустріч делегації (в аеропорті, на вокзалі). Тут необхідне дотримуватися деяких протокольних правил, зокрема:
—    Ранг і посада керівника зустрічаючої делегації повинні відповідати рангові і посаді керівника приїжджаючої делегації. Так, якщо приїжджає керівник іноземної фірми, те його повинний зустріти керівник приймаючої фірми.
—    Якщо гість приїжджає разом із дружиною, то його зустрічає керівник нашої делегації так само з дружиною.
—    Якщо в складі приїжджаючої іноземної делегації є жінка, то й у нашу зустрічаючу делегацію необхідно включити жінку — співробітника фірми.
—    Що стосується вітання: першим представляється керівник приймаючої делегації, другим — керівник іноземної. Потім керівник приймаючої сторони представляє своїх співробітників — членів делегації, що приїхали зустрічати гостей. Після цього керівник іноземної делегації представляє членів своєї делегації. Якщо серед зустрічаючої групи є жінка, то її представляють у першу чергу. Голова приймаючої делегації повинний вручити квіти всім дамам.
Розсадження по автомобілях. У випадку приїзду делегації з З-х-4-х чоловік необхідно передбачити дві автомашини. Кращий варіант — забезпечення переговорів мікроавтобусом. У міжнародній протокольній практиці місця в автомобілях поділяються на почесні і менш почесні. Першим почесним місцем є місце на заднім сидінні праворуч по ходу руху автомобіля. Не пропонуйте гостям місце поруч із шофером — воно не є в них почесним. Але якщо як транспорт використовується особистий автомобіль і водієм є член делегації, то тоді самим почесним місцем для гостей буде місце поруч з ним.
Розміщення в готелі. У незалежності від часу прильоту (приїзду) гостей доцільно відразу ж з аеропорту (або вокзалу) відвести них у готель, допомогти їм оформити проживання і лише через 30-45 хвилин приступити до виконання наміченої програми.
Замовляючи місця в готелі потрібно заздалегідь поцікавитися, скільки приїжджає чоловіків, скільки жінок і чи є серед них подружні пари.
З протокольних правил у даному разі можна відзначити наступні:
—    неввічливо залишати гостей у входу в готель (у них можуть виникнути непередбачені обставини з оформленням документів);
—    незручно проводжати гостей до їхніх номерів готелю (оскільки своїми діями ви змушуєте запросити вас на чашечку чаю або кави, а гість до цього в даний момент не готовий);
—    кращий варіант — попрощатися з гістьми у вестибулі готелю, домовившись з ними про візит ввічливості (протокольний візит).
Візит ввічливості. Відповідно до міжнародної протокольної практики візит ввічливості приймаючій стороні наносить голова іноземної делегації. Головна мета даного візиту полягає в уточненні програми перебування іноземної делегації, її коректування (якщо необхідно). Час і місце зустрічі вибирають гості. Звичайно вона проходить у приміщенні приймаючої фірми.
Гостя у вестибулі зустрічає звичайно секретар або помічник, що проводжає його до керівництва фірми. У кабінеті керівника повинне бути оформлене місце для прийому гостей (диван і м'які крісла навколо журнального столика). Почесним місцем для гостя є диван. Приймаючий сідає в крісло з лівої сторони від дивана. Л Якщо ж обоє сідають на диван, то гість повинний виявитися по праву руку хазяїна. Гість сідає тільки після того як сів хазяїн. Якщо гість прибув з дамою, то на самому почесному місці, дивані, по праву руку від хазяїна повинна сидіти дама. Протокольний візит триває 20-30 хвилин, тому через 5-7 хвилин може бути подане частування: чай, кава, фрукти, цукерки і т.п. Ініціатива бесіди за приймаючою стороною, а відходу за гістьми.
Після закінчення візиту приймаюча сторона проводжає гостей до коридору ліфта або сходової площадки. Наступна зустріч за столом переговорів.
Протокольні питання підготовки і ведення переговорів. При підготовці і проведенні переговорів виникає ряд проблем протокольного характеру. Від правильного підходу до цих проблем багато в чому залежить успішний хід самих переговорів і майбутнє прийнятих на них рішень.
У процесі підготовки до переговорів виникає необхідність рішення таких протокольних питань як формування делегації, визначення місця і часу проведення переговорів, підготовка приміщення й ін.
Наприклад, при формуванні делегації, що буде брати участь у переговорах, важливо визначити її кількісний і персональний склад і призначити керівника делегації. Насамперед необхідно точно знати посади приїжджаючих представників інофірми. Незнання або неточне знання даного питання може привести до заниження або завищення рівня нашої делегації. Число членів нашої групи, що веде переговори, не повинне значно перевищувати число членів іноземної групи. Так, якщо до складу іноземної групи входить 3-5 чоловік, то наша група може включати 3-5 чоловік, але не більше.
Керівник нашої групи повинний відповідати по своєму службовому рівню керівнику іноземної делегації, він повинний вести всі переговори від початку і до кінця і мати необхідні повноваження для прийняття остаточних рішень.
Мова, на якої планується вести переговори, визначається за домовленістю. Місце і час ведення переговорів визначається за взаємною домовленістю. Доцільно обмежувати час проведення одиничних переговорів 2-3 годинами. Наприклад, з 10 до 12.30 або з 15 до 18 годин. Призначення зустрічі пізніше 12.30 може бути розцінено гістьми як запрошення по закінченні бесіди на обід, а пізніше 18.00 — на вечерю. Як правило, переговори ведуться в окремій спеціально обладнаній кімнаті. Бажано, щоб вона була досить віддалена від основних виробничих приміщень, була б світлою, чистою і затишною.
На столах можуть лежати блокноти, олівці, сірники, сигарети, стояти попільниця, якщо дозволено курити, пляшки з мінеральною водою, фужери перевернені, можуть стояти квіти.
Корисно мати в переговорній кімнаті наочну інформацію (стенди, зразки, буклети і т.п.) про підприємство, про його продукцію.
Якщо ви захочете почастувати партнерів з дороги бутербродами, то сервіруйте на окремому столику, через 10-15 хвилин після початку переговорів гостям можна запропонувати чай або каву.
Важливе значення для ведення переговорів має розсадження за столом. Воно повинно бути зроблено відповідно до загальноприйнятих протокольних правил, а також з урахуванням рангів і службового положення учасників переговорів. Існує кілька варіантів розсадження за столом переговорів. Найчастіше використовується такий, коли глави делегацій сидять у центрі столу друг напроти друга, поруч з ними знаходяться перекладачі і далі члени делегацій згідно рангів.
Варто позначити, що всі переговори веде тільки керівник делегації. Інші члени допомагають йому, але одержують слово тільки з його дозволу. Звичайно комерційні переговори проводяться керівниками зовнішньоторговельної фірми або начальником відділу зовнішньоекономічних зв'язків підприємства або з їхнього доручення іншими особами. Це залежить від мети візиту.
Якщо керівник фірми не веде переговори, він повинний знайти час, щоб зустрітися з делегацією інофірми. Така зустріч звичайно планується.
При складних переговорах рекомендується використовувати перекладача. Важливо також продумати питання про запис переговорів, її може вести один з учасників переговорів. За існуючими правилами, після закінчення переговорів вона відразу оформляється тим, хто неї вів. Запис бесіди повинен бути лаконічної. Це не стенограма. У ній фіксуються наступні дані: назва інофірми, країна, місце, дата, час початку переговорів, учасники переговорів як з української, так і закордонної сторони, основні обговорювані питання, думка сторін з цих питань, досягнута домовленість по розбіжностях сторін, доцільність продовження контракту з даним партнером.
Основні поняття: ділове спілкування, тактичні завдання ділового спілкування, стратегічні завдання ділового спілкування, форми спілкування, конфронтаційний підхід, партнерський підхід, торг, тактичні прийоми переговорів, стилі переговорів, діловий протокол, програма прийому іноземної делегації, візит увічливості, протокольні питання зустрічі іноземної делегації, протокольні питання ведення переговорів, протокольні прийоми.


 
загрузка...

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить