Для поиска темы - пользуйтесь СИСТЕМОЙ ПОИСКА


Стоимость дипломной работы


Home Материалы для работы Ділове спілкування, його форми й особливості

Ділове спілкування, його форми й особливості
загрузка...
Рейтинг пользователей: / 1
ХудшийЛучший 

Ділове спілкування, його форми й особливості


Активний розвиток зовнішньоекономічної діяльності припускає інтенсивне ділове спілкування з партнерами, потенційними споживачами і постачальниками, численними організаціями, що забезпечують постачання сировини, напівфабрикатів і готової продукції на закордонні ринки.
Успіх ЗЕД багато в чому залежить від того наскільки його учасники, фахівці володіють наукою і мистецтвом спілкування, знають загальноприйняті правила і норми ділового спілкування, уміють вести переговори, враховують національні особливості партнерів на переговорах, вимоги ділового протоколу й етикету.
Що являє собою ділове спілкування? У самому загальному виді — це контакти між людьми, зв'язаними з інтересами справи, які мають повноваження на встановлення ділових відносин, розв'язування проблем, вироблення конкретних підходів до
їхнього розв'язання.
Поняття ділового спілкування більш конкретно розкривається в його функціях. Воно виконує наступні функції:
1)    інформаційну або інформаційно-комунікативну. Ця функція є типовою для спілкування, що носить попередній характер, тобто коли сторони ще не готові до спільних рішень і дій. Вона має важливе значення для обміну думками, інформацією по проблемам, що обговорюються.
2)    досягнення домовленостей. Дана функція реалізується тоді, коли потрібна інформація отримана, позиції сторін визначені і необхідно аналіз суперечливих точок зору для досягнення узгоджених рішень і підписання договору або інших документів про спільну діяльність.
3)    регулювання, координація і контроль дій, спрямованих
на виконання досягнутих домовленостей і підвищення ефективності спільної діяльності.
Які особливості ділового спілкування і шляхи підвищення його ефективності?
- ділове спілкування завжди зв'язане з рішенням тактичних і стратегічних завдань.
Тактичні завдання припускають конкретний очікуваний результат.
Стратегічні - установлення тривалих взаємовигідних ділових контактів.  І дуже важливо щоб рішення тактичних завдань було б спрямоване на рішення стратегічних завдань ділового спілкування. Установлення тривалих ділових контактів, пошук надійних та перспективних ділових партнерів є важливим завданням будь-якого ділового спілкування.
- значення для підвищення ефективності ділового спілкування має зміцнення репутації фірми і її фахівців, ведучих це спілкування. Репутація фірми, її імідж складається на основі чистих денних контактів фахівців і організації, з діловими партнерами. І найменша помилка, непродумані дії можуть привести до неспри-I я гливого враження про неї на довгі роки, а, отож, до негативних наслідків у діловому спілкуванні.
- велику роль у забезпеченні ефективності ділового спілкування має правильна оцінка ситуації, ділових партнерів, їхнього фінансового становища і їхніх традицій, психологічних особливостей учасників переговорів, а також  загальної підготовки фахівців ведучих ділове спілкування і таке їн.
Ділове спілкування може здійснюватися в різних фірмах і проходити різні етапи. Кінцева мета ділового спілкування — визначення спільної діяльності. Досягнення цієї мети вимагає І розв'язування протиріч, що виникають у силу різних вихідних попі щій, різних точок зору майбутніх ділових партнерів. Тому важливим елементом ділового спілкування є проведення переговорів, І про що піде мова в наступній частині даної глави.
Ведення ділового спілкування, висуває певні вимоги до рівня підготовки фахівців сфери ЗЕД, їх загальній культурі І спілкування, умінню швидко і, по можливості, безпомилково І орієнтуватися в ситуації, приймати потрібні рішення. Тому в ході І ділового спілкування необхідно постійно учитися, щоб виключи-ііі повторення помилок і відпрацьовувати ефективні прийоми діяльності.
Ділове спілкування здійснюється в самих різних формах. Це:
- короткі телефонні діалоги;
- обмін діловими листами, меморандумами; переговори з інофірмами в сфері експорту та імпорту, науково-технічного співробітництва;
- підготовка і проведення різних конференцій, нарад і виставок.
Кожна з названих форм ділового спілкування має свої правила і свою специфіку, що стосується їх підготовки та проведення.
Узяти, наприклад, телефонні діалоги, переговори по телефоні. Людство користується телефоном більше віку. Однак не усі можуть розумно користуватися цим технічним засобом. Мистецтво спілкування по телефоні в спадщину не передається, їм потрібно оволодіти, це в першу чергу потрібно для ділових людей, фахівців сфери бізнесу, у т.ч. міжнародного.
З усіх технічних засобів спілкування - телефон залишається одним із важливих засобів зв'язку. Підраховано, що ділові люди витрачають на телефонні переговори від 4 до 25% свого робочого часу.
Переваги даної форми спілкування:
1)    у тому, що вона підвищує оперативність рішення проблем;
2)    відпадає необхідність їхати в інше місто, область, іншу країну;
3)    забезпечується безперервність двосторонніх ділових зв'язків;
4)    по телефоні можуть вирішуватися безліч різноманітних питань (переговори, довідки, замовлення і т.д.).
Однак ця форма має і свої недоліки:
1)    не видно обличчя співрозмовника, його вираження, реакції;
2)    часте його використання веде до частих помилок;
3) з нею зв'язано значні втрати часу.
За  твердженням   відомого   американського   менеджера Маккінзі ці втрати складають приблизно 20-30% робочого часу. Серед основних причин утрат робочого часу на перше місце він поставив саме втрати зв'язані зі спілкуванням по телефоні.
Тому одним з важливих завдань ділових людей є оволодіння мистецтвом спілкування по телефону. Воно полягає в тому, щоб коротко повідомити усе що необхідно й одержати відповідь. До речі у японській фірмі не стануть тримати співробітника, який не може вирішити ділове питання по телефоні за три хвилини. У практиці ділового спілкування по телефону склалися визначені (негласні) правила підготовки розмови і самої розмови по іслефоні. їх важно знати і дотримуватись якщо хочете забезпечити ефективність ділового спілкування. Основою цього успіху є компетентність, тактовність, доброзичливість, володіння прийомами бесіди, прагнення оперативно й ефективно вирішити проблему або допомогти її рішенню.
Що стосується ділового перепису, то слід помітити, що сучасні форми цього перепису склалися більш 150 років, ще в Англії. Саме ця країна є батьківщиною правил і етикету складан-і ія ділової кореспонденції.
За рубежем формальним сторонам кореспонденції приділяється більше уваги чим у нас. Але з розширенням ЗЕД підприємств України, зі збільшенням числа осіб, які пов'язані за родом своєї діяльності з закордонними партнерами, ці вимоги усе більше стосуються і наших підприємців. Щоб не зіпсувати гарні відносини зі своїми партнерами етикет перепису повинний строго дотримуватися.
Діловий лист прийнятий писати на бланках фірми. І чим більш офіціальним є бланк, тим більш офіціальним повинний бути стиль листа. Усякий лист починається з адреси. Щоб воно дійшло до адресата, треба точно знати адресу вашого партнера. В усім світі спочатку пишуть "Кому", а потім "Куди". Адреса одержувача пишеться двічі: на конверті з правої сторони внизу й у лівому верхньому куті листа. Якщо лист вкладається в конверт із прозорим віконцем, то адреса пишеться один раз — у лівому верхньому куті листа. При написанні прізвища адресата першими пишуться ініціали, а потім прізвище. Перед ініціалами необхідно поставити одне зі скорочень "Г-ну" (панові), "Г-жі" (пані) або "Г-дам" (панам). У більшості країн прийнято писати спочатку ім'я, а потім прізвище. Хоча є і виключення, наприклад, у Китаї.
Варто звернути увагу на структуру листа. Тут теж є свої правила.
Діловий лист повинний бути тільки на лицьовій стороні листа. Зміст листа розділяють абзаци, кожний з яких передає закінчену думку. Треба прагнути уникати переносу слів.
Заключній частині листа завжди потрібно придавати форму доброзичливості і запевнення у вашій щирій готовності допомогти в разі потреби. Якщо в конверт вкладається щось крім листа, то про це робиться позначка в розділі "Додатки". Найбільш важливі ділові листи бажано не згинати, а посилати у великих щільних конвертах. Менш офіційні можна складати. На лист варто відповісти якнайшвидше, не пізніше чим через 3-5 днів.
Свої особливості в підготовці і проведенні мають і інші форми ділового спілкування. Розглянемо більш докладно основну з них — безпосередні ділові переговори.


 
загрузка...

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить