Для поиска темы - пользуйтесь СИСТЕМОЙ ПОИСКА


Стоимость дипломной работы


Home Материалы для работы Організаційно-методичні підходи щодо організації інформаційного забезпечення автоматизованої системи

Організаційно-методичні підходи щодо організації інформаційного забезпечення автоматизованої системи
загрузка...
Рейтинг пользователей: / 1
ХудшийЛучший 

Організаційно-методичні підходи щодо організації інформаційного забезпечення автоматизованої системи


Автоматизовану систему організації інформації можна розглядати із двох точок зору:
1.    Як мережа інформаційних служб (головний інформаційно-обчислювальний центр, локальні обчислювальні центри виробництв, цехів й інших підрозділів, автоматизовані робочі місця й інші складові) з розміщеними в ній масивами зберігання інформації, документами, технічними коштами реєстрації, зберігання, передачі, обробки, подання інформації, програмним забезпеченням, методичним забезпеченням (інструкціями для користувачів, положеннями про підрозділи) і іншими видами забезпечення;
2.    Як потоки різної інформації, що циркулюють усередині організації, які необхідно структурізовати, відсортувати й оптимізувати.
Якщо мову вести про систему інформації, як про мережі інформаційних служб, то при її формуванні виділяють два основних етапи:
1. Формування моделі, що відображає можливі варіанти проходження інформації
2.  Оцінка моделі й вибір найкращого варіанта шляху проходження інформації.
При цьому використовується метод системного аналізу. Ці два етапи містять певні підетапи.

Етап 1. Формування моделі, що віддзеркалює можливі варіанти проходження інформації в автоматизованій інформаційній системі.
1.1. Обмеження системи від середовища («перерахування» елементів системи). Підетап може бути реалізованим із застосуванням методу "мозкової атаки", а в реальних умовах - методів типу комісій, семінарів або інших форм колективного обговорення, у результаті якого визначається деякий перелік елементів майбутньої системи. До складу таких комісій повинні залучатись як  розробники так і майбутні користувачі інформаційної системи.
1.2. Об'єднання елементів у групи. Складну реальну систему, що розвивається, неможливо «перелічити» повністю. Треба, набравши деяку безліч елементів, спробувати об'єднати їх у групи, знайти міри подібності й запропонувати спосіб їхнього об'єднання. Цей підетап можна трактувати як утворення з елементів вихідної безлічі деяких підмножин шляхом переходу від перерахування подібних по якійсь ознаці елементів до назви характеристичної властивості цієї підмножини. У результаті в приводить примере, що, можуть бути утворені підмножини елементів по відповідних видах забезпечення.
1.3. Змістовний аналіз отриманих результатів і пошук нових шляхів розвитку моделі. Для проведення змістовного аналізу варто повернутися до системних подань і використати структуризацію у формі ієрархічної структури. Таке подання допомагає розподілити роботу між відповідними фахівцями, а потім знайти подальший шлях розвитку моделі на основі змістовного аналізу суті отриманих підмножин з погляду забезпечення найбільш ефективної реалізації завдань, поставлених перед системою.
1.4. Розробка мови моделювання. Даний етап можна представити в такий спосіб: розробка словника мови моделювання; розробка граматики (або декількох граматик, що залежить від числа рівнів моделі й розходженні правил).

Етап 2. Оцінка моделі й вибір найкращого варіанта.
2.1. Вибір способу оцінки моделей. Щодо вибору критеріїв оцінки моделей, то можуть бути прийняті такі оцінки, як оперативність (час), вірогідність (імовірність збою при передачі інформації, помилок при її обробці), трудомісткість, витрати на впровадження, експлуатаційні витрати, строки впровадження, швидкість заповнення форм або уведення інформації.
2.2. Оцінка моделей. Найбільш поширений спосіб оцінки моделі на рівні варіантів є експертний; для експертного оцінювання можуть бути виділені сфери компетентності й притягнуті відповідні фахівці, що розуміються у особливостях конкретних технічних коштів; крім того, можуть бути проведені спеціальні експерименти. 
2.3. Вибір найкращого варіанта. У реальних умовах не обов'язково проходити всі підетапи. По-перше, існує безліч різноманітних  готових програм. По-друге, напрацьований великий досвід в організації інформаційних систем, тому, використовуючи його можна створювати системи за аналогією.
Якщо розглядати систему інформації, як мережу інформаційних потоків, її можна  умовно розділити на три основні частини: фінансова інформація, маркетингова й внутрішня інформація. Для кожної складової припустимі різні типи побудови, які можуть зістиковуватися один з одним.
Фінансова інформація.
Для побудови системи фінансової інформації необхідні наступні масиви даних і повідомлень:
1.    Фінансове становище підприємства на щодня - інформація, необхідна для управління: залишок коштів на рахунках, кредиторська й дебіторська заборгованості, кошти в товарних запасах, фінансові показники - оборотність капіталу, ліквідності.
2.     Для визначення реальної ефективності діяльності підрозділів - віднесення витрат за місцем їхнього виникнення. Величина розподілених витрат не пов'язана напряму із прибутковістю підрозділів, тому що надходження коштів іде в основному через службу збуту, однак знання структури витрат дозволяє їх оптимізувати. Іноді вперше виконувана «прив'язка» дає несподівану для керівництва картину, виявляє положення справ, далеке від очікуваного.
Тут важлива не тільки точність даних, але й швидкість їхнього одержання якщо буде потреба. Можливий компроміс між точністю даних і швидкістю їхньої інтерпретації. Для управління часто важливіше швидкість: застарілі на тиждень дані, нехай і дуже точні, означають запізнювання керуючого впливу на той же тиждень.
Крім того, необхідно визначити обсяг потрібної інформації й вимоги до її обробки. Як правило, підготовка інформації неможлива без застосування автоматизації й вимагає витрат значних зусиль, порівнянних з веденням балансу. При наявності фінансово-економічної служби підготовка може бути розподілена в такий спосіб: розробка й контроль виконання - фінансовий директор; рознесення витрат - економіст; уведення даних - бухгалтерія. Відсутність розвиненого фінансового підрозділу змушує використати для всіх завдань бухгалтерію, що проблематично, тому що принципи бухгалтерського обліку значно відрізняються від принципів постановки управлінської фінансової інформації й суперечать всьому попередньому досвіду бухгалтерів.
Ефективність використання фінансової інформації значно підвищується, якщо управління на її основі розподілено горизонтально, між основними підрозділами.


Маркетингова інформація.

Інформація про учасників  ринку - постачальниках, покупцях і конкурентах - у тому чи іншому вигляді і  обсязі використається підприємством завжди. Навіть при, відсутності підрозділу маркетингу, негативному відношенні до маркетингу, підприємство так чи інакше змушене збирати інформацію для свого функціонування. Найбільш затребуваної є інформація про конкурентів і постачальників: ціни й умови поставки. Рідше всього збирається й аналізується інформація про покупців.
Повна система маркетингової інформації містить у собі відомості про підприємство, мікросередовище (властиво ринку), макросередовище (економіці, культурі, політиці, ресурсах, технології в областях, що цікавлять підприємство).
Побудова стратегій у великому ступені засновано на перевагах кінцевих споживачів, але тактичні цілі можуть бути досягнуті через постійну реалізацію. Інформація про покупців організується на підприємстві у відділі збуту. Торговельні агенти й продавці постійно вислухують прохання, рекомендації й претензії покупців. Значна частина інформації тут і губиться, тому що агент або продавець рідко можуть використати неї у власній роботі.
Зворотний зв'язок (реакція на інформацію) при вертикальній організації інформаційних потоків дуже малий. На практиці це означає самостійне прийняття агентами й продавцями рішень, що виходять за їхню компетенцію. Нагромадження інформації не відбувається.
Горизонтальна інформаційна система передбачає адресний розподіл інформації за мірою її надходження. Агенти й продавці адресують інформацію підрозділам, здатним її використати. Переваги горизонтальної системи: більше повне використання інформації й скорочення строків прийняття рішень. Недоліки: агенти й продавці самостійно вирішують, кому і якій інформації може знадобитися; адекватна реакція на інформацію не стимулюється, тобто як для агента передача інформації зацікавленій службі є факультативним навантаженням, так і для зацікавленої служби не обов'язкова відповідь агентові; нагромадження інформації не відбувається. Регламентувати процедуру інформаційного обміну недоцільно.
Централізована інформаційна система передбачає організацію інформаційного центру, у який інформація стікається в повному обсязі й де накопичується. Пасивний інформаційний центр будується на базі комп'ютерної автоматизованої системи, у базу якої інформація постійно заноситься й з якої розподіляється по запитах відповідних служб. Головний недолік пасивного центру - відсутність зворотного зв'язку й стимулювання використання інформації. Процедуру інформаційного обміну вже можна регламентувати, однак автоматичної підтримки його якості не відбувається.
Активна централізована інформаційна система виконує також функцію маркетингу: контролює, аналізує й розподіляє інформацію. Процедура інформаційного обміну регламентується. Інформація використовується найбільше повно й ефективно. Нагромадження інформації істотно полегшує пошук нових ринкових можливостей підприємством у міру його розвитку. До недоліків системи можна віднести високу вартість її експлуатації.
Вибір тієї або іншої системи підприємством визначається специфікою останнього. Для підприємства з обмеженими ресурсами, орієнтованого на роботу з тим самим сегментом ринку, достатня вертикальна інформаційна система. Якщо персонал підприємства утворить згуртовану команду, може бути досить ефективна горизонтальна система. Централізована система необхідна підприємству, що збільшує частку ринку, що застосовує диверсифікованість або іншу стратегію інтенсивного розвитку.


Внутрішня інформація.

Організації внутрішньої інформації підприємства за звичаєм приділяють недостатньо уваги, віддаючи пріоритет фінансової й маркетингової. Тим часом система поширення внутрішньої інформації в значній мірі впливає на якість взаємодії між підрозділами підприємства, сприяє або перешкоджає розвитку підприємства.
Найбільш важливі такі аспекти внутрішньої інформації, як адекватне доведення до кожного працівника підприємства стратегічних і тактичних завдань і рішень керівництва (тобто проходження інформації «униз») і доведення до керівництва відповідних рівнів претензій і пропозицій по вдосконалюванню технологій взаємодії структур (тобто проходження інформації «нагору»).
Проходження інформації «униз» зручно організувати через проведення регулярних нарад  на рівні керівників підрозділів й у підрозділах. На нарадах формулюються завдання для персоналу, роз'яснюється, які саме проблеми будуть вирішуватися й чому саме цим способом. Це дозволяє одержати більшу віддачу від працівників, по-перше, тому що виключається можливість помилки через невірно зрозуміле завдання й, по-друге, тому що формується мотивація - підвищується значимість завдання. Додаткову користь можуть принести пропозиції працівників по більше ефективному рішенню поставлених проблем.
Проходження інформації «нагору» (по суті - зворотний зв'язок) дозволяє виявляти виникаючі проблеми у функціонуванні підприємства на ранній стадії й відповідно ефективно вирішувати їх. Частково зворотний зв'язок забезпечують  наради, на яких персоналом висловлюються пропозиції. Можливо її стимулювання введенням приймальних годин вищого керівництва раз у тиждень або у дві.
Реальне проходження інформації «нагору» стимулює її затребуваність: якщо по пропозиціях персоналу приймаються відповідні рішення, що перетворюють у життя, якщо передбачено матеріальне або моральне заохочення за використані пропозиції, те зворотний зв'язок функціонує й забезпечує всю повноту інформації.
При організації системи внутрішньої інформації необхідно розглянути такі питання як делегування повноважень. Висновок всієї повноти інформації на вищий рівень керівництва недоцільний.


 
загрузка...

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить